当丹佛大都会州立大学的员工出差时, 他们可能有资格获得某些个人补偿，如每日津贴金额. 应付帐款和财务总监办公室希望确保员工尽快得到报销.
通过提交准确的, 完整的, 及时的费用报告, 员工可以帮助应付账款团队更快地周转报告.
为了避免减缓进程，所有员工都应该遵守以下指导.
30天的规则:
- 所有 费用报告 是否在雇员旅行归来后立即到期，而在30天后被视为逾期. 员工越早提交他们的费用报告，团队就能越快地处理报销.
- 所有事务必须包含 分项 收据和有效的商业目的，少数例外.
非法购买:
- 不允许个人购买. 看到 采购手册 关于其他禁止购买的指南，比如酒精.
官方的功能:
- 以旅行身份履行公务只应在极少数情况下进行, 并且必须提供有效的商业目的. 如果只有密歇根州立大学丹佛分校的员工参加，他们不应该发生. 在费用报告中包括这些类型的费用需要额外的审查，并大大减缓了报销速度.
花授权:
- 任何需要机票的旅行都需要支出授权(或预先批准), 过夜, 租一辆车或者预支现金, 它应该包括对 所有 计划旅行的预期费用. 提交支出授权 之前 出差和缺少支出授权会延误费用报告的处理.
费用报告:
- 费用报告应该链接到Workday中的支出授权. 所有的事务都应该有一个 分项 收据. 一定要包括航空旅行和会议的行程. 每日必需的膳食费用报销, 但不要在旅行时用大学信用卡或酒店房间收费.
除了一些与旅行相关的费用, 员工不得使用个人资金为学校购买商品或服务. 这些费用应通过应付账款或大学颁发的旅行卡或采购卡支付. 将个人报销限制在一些与旅行相关的费用上，可以减少员工的自付费用以及大学的费用, 它还改善了机构数据.
如果员工用自己的钱买东西:
- 供应商不能使用学校的免税，这会给学校带来更多的成本.
- 密歇根州立大学丹佛丢失了有价值的供应商信息，因为系统将只看到对员工的报销，而不是原始供应商.
- 员工需要提供额外的文件来解释为什么他们没有使用大学批准的采购流程.
- 如果在信用卡付款到期后才收到报销，员工可能会产生融资费用.
- 员工必须在报销申请中提供一份个人信用卡对账单的复印件.